Kurumsal Mail Yönetimi

Bir teklif e-postasının ücretsiz bir posta servisinden değil, "satis@firmaniz.com.tr" gibi alan adınıza ait bir adresten gelmesi, karşı tarafa ilk saniyede ciddiyet ve süreklilik mesajı verir. PH Yazılım olarak Giresun'daki işletmelerin alan adına özel kurumsal e-posta hesaplarını kuruyor, eski hesaplardaki yazışmaları kayıpsız taşıyor ve düzenli yedeklemeyle güvence altına alıyoruz.

Kurumsal e-posta ne kazandırır?

Kurumsal e-posta yalnızca daha şık bir adres değildir. Çalışan işten ayrıldığında hesap ve içindeki yazışmalar şirkette kalır; satış, muhasebe ya da destek gibi ortak adresler birden çok kişi tarafından kullanılabilir; şifre ve erişim kuralları tek bir yönetim panelinden belirlenir. Bu faydaların ayrıntısını kurumsal e-posta kullanmanın 6 faydası yazımızda anlattık.

Hangi platformda çalışıyoruz?

İhtiyacınıza ve bütçenize göre doğru platformu birlikte seçiyoruz:

• Natro ve Güzelnet: Alan adı ve hosting hizmetiyle birlikte sunulan, küçük ve orta ölçekli işletmeler için pratik çözümler.
• Microsoft Exchange: Outlook ile tam uyumlu takvim, kişi ve ortak klasör kullanımı isteyen kurumlar için.
• Google Workspace: Gmail arayüzü, Drive, Meet ve ortak belge düzenlemeyle ekip çalışmasını bir arada isteyenler için.

Seçimi yaparken kullanıcı sayınızı, posta kutusu boyutu ihtiyacınızı, ekibinizin alışkın olduğu programları ve mobil cihaz kullanımınızı dikkate alıyoruz. Gerekirse aynı alan adında farklı ekipler için farklı paketler de kurgulanabilir.

Henüz bir alan adınız yoksa önce işletmenizi en iyi anlatan, kısa ve kolay yazılan bir ad seçmenize yardımcı oluyoruz. Alan adının kaydını ve yenileme takibini sizin adınıza yapıyor, alan adının firmanız üzerine kayıtlı kalmasına dikkat ediyoruz. Böylece ileride web sitesi, e-posta ve diğer hizmetler için tek ve size ait bir kimlik kullanırsınız.

Kayıpsız e-posta taşıma (migrasyon)

En sık duyduğumuz endişe, eski e-postaların kaybolmasıdır. Taşımada önce mevcut hesaplarınızın listesini ve kutu boyutlarını çıkarıyor, yeni platformda hesapları açıyor ve yazışmaları klasör yapısıyla birlikte aktarıyoruz. Alan adının posta yönlendirmesini (MX kayıtları) en son adımda ve planlı bir saatte değiştiriyoruz; geçiş sırasında gelen e-postalar da kaybolmaz. Ardından bilgisayar ve telefonlardaki e-posta programlarının yeni ayarlarını yapıyoruz; gerekirse bu ayarları AnyDesk ya da TeamViewer ile uzaktan tamamlıyoruz.

Gönderdiğiniz e-postalar neden spama düşüyor?

Kurumsal adresten giden e-postaların karşı tarafın gereksiz klasörüne düşmesinin en yaygın nedeni eksik DNS kayıtlarıdır. SPF kaydı alan adınız adına hangi sunucuların e-posta gönderebileceğini, DKIM imzası e-postanın yolda değiştirilmediğini, DMARC kaydı ise bu kontrollerden geçemeyen e-postalara ne yapılacağını belirtir. Bu üç kaydı doğru kurmak hem teslim oranını artırır hem de alan adınızın dolandırıcılar tarafından taklit edilmesini zorlaştırır. Web sitenizin iletişim formu bildirimleri de aynı ayarlardan etkilenir; bu yüzden web sitesi projelerimizde e-posta ayarlarını en baştan planlıyoruz.

Yedekleme ve arşivleme

Yanlışlıkla silinen bir klasör, ele geçirilen bir hesap ya da hizmetini sonlandıran bir sağlayıcı, yılların yazışmasını götürebilir. Kurumsal hesaplarınız için düzenli yedekleme kuruyor, uzun süre saklanması gereken yazışmalar için arşiv çözümü öneriyoruz. Yedeklerin nerede ve ne kadar süre saklanacağını bulut ve altyapı yönetimi planınızla birlikte belirliyoruz. Ele geçirilmeye karşı iki adımlı doğrulamayı açıyor, çalışanlarınıza sahte e-postaları nasıl tanıyacaklarını kısaca anlatıyoruz.

Ortak adresler, imzalar ve düzen

Kurumsal e-postanın asıl verimi, günlük düzeni kurduğunuzda ortaya çıkar. "info", "satis", "muhasebe" ya da "destek" gibi ortak adresleri doğru kişilere yönlendiriyor, gerektiğinde birden çok çalışanın aynı kutuyu düzenli biçimde kullanmasını sağlıyoruz. Tüm çalışanlar için marka renklerinize uygun, ad, unvan, telefon ve web adresini içeren standart bir e-posta imzası hazırlıyoruz. Tatile çıkan çalışan için otomatik yanıt, ayrılan çalışanın kutusunun devri ve yeni çalışan için hesap açma adımlarını da yazılı olarak teslim ediyoruz.

Telefon ve tablette sorunsuz kullanım

Sahada, şantiyede ya da bahçede çalışan ekipler e-postalarını çoğunlukla telefondan okur. Kurulumda iPhone ve Android cihazlar için hesap ayarlarını yapıyor, takvim ve kişilerin de eşitlenmesini sağlıyoruz. Cihaz kaybolduğunda hesaba erişimin nasıl kapatılacağını da önceden planlıyoruz; böylece telefonla birlikte şirket yazışmaları da yabancı ellere geçmez.

Kurulum adımlarımız

• Durum tespiti: Mevcut adresleri, kutu boyutlarını ve kullanılan programları listeliyoruz.
• Platform seçimi: İhtiyaca göre Natro, Güzelnet, Exchange ya da Google Workspace öneriyoruz.
• Hesapların açılması: Kullanıcı, ortak adres ve yönlendirmeleri tanımlıyoruz.
• Taşıma ve DNS: Yazışmaları aktarıyor, MX, SPF, DKIM ve DMARC kayıtlarını yapıyoruz.
• Cihaz ayarları ve eğitim: Bilgisayar ve telefonları ayarlıyor, ekibinize kısa bir kullanım anlatımı yapıyoruz.

Kimlere uygun?

Yurt dışı alıcılarla yazışan fındık ihracatçılarından, müşterisiyle e-posta üzerinden teklif paylaşan inşaat ve mühendislik firmalarına; danışanlarıyla iletişim kuran sağlık kuruluşlarından okullara ve derneklere kadar her ölçekte işletmeye hizmet veriyoruz. Giresun merkezin yanında Bulancak, Görele, Espiye, Çanakçı ve Doğankent'teki işletmelerle; Ordu, Trabzon ve Gümüşhane'deki müşterilerimizle de uzaktan çalışıyoruz. Yeni bir site ile birlikte kurumsal e-posta da istiyorsanız yönetim panelli Kurumsal Web paketimizi inceleyebilirsiniz.

Mevcut e-posta düzeninizi birlikte gözden geçirelim. Hesap sayınızı ve kullandığınız platformu yazarak bize ulaşın; Giresun'daki ofisimizde ya da çevrim içi görüşüp size uygun platformu ve taşıma planını yazılı olarak iletelim.